Kako da započnete rad u E-Pripravniku
Praktično uputstvo za prve korake u korišćenju aplikacije
Šta sve treba znati pre početka
E-Pripravnik je platforma dostupna kao web aplikacija, ali i kao mobilna aplikacija za iOS i Android uređaje.
Web aplikacija predstavlja centralno mesto za organizaciju rada i vođenje baze podataka, dok mobilna aplikacija omogućava brz pristup informacijama, skeniranje dokumentacije i pregled dnevnih obaveza u pokretu.
Sve izmene se automatski sinhronizuju, što znači da je svaka promena napravljena na jednom uređaju odmah vidljiva i na svim ostalim.
Platforma je namenjena individualnim advokatima, ali i advokatskim kancelarijama koje rade timski. Moguće je kreirati kancelariju sa više korisnika i različitim ulogama.
Administratori imaju šira ovlašćenja i potpuni uvid u predmete i kalendar kancelarije, dok standardni korisnici upravljaju sopstvenim obavezama i imaju pregled zakazanih događaja kolega.
E-Pripravnik je osmišljen da zameni sveske, rokovnike i fascikle jedinstvenim digitalnim sistemom koji omogućava jasnu evidenciju predmeta, dokumentacije i obaveza, uz znatno manji rizik od propuštanja važnih rokova.
Kreiranje naloga i kancelarije
Rad sa E-Pripravnikom započinje registracijom putem web aplikacije. Nakon kreiranja naloga, korisnik formira svoju kancelariju i automatski dobija administratorsku ulogu.
U ovom koraku moguće je odmah dodati i druge članove tima, ali to nije obavezno. Kancelariju možete postepeno popunjavati u skladu sa svojim potrebama.
Prvi koraci u aplikaciji
Dodavanje stranaka
Nakon kreiranja naloga, preporuka je da se započne dodavanjem stranaka. Stranke predstavljaju osnovu evidencije, jer se svi predmeti kasnije vezuju upravo za njih.
Za svaku stranku unose se osnovni kontakt podaci, što omogućava lakšu organizaciju i pregled rada.
U odeljku „Stranke“ nalazi se lista svih stranaka, pravnih i fizičkih lica, sa unetim podacima. Brza pretraga se može vršiti po imenu ili po email adresi.
Kreiranje predmeta
Sledeći korak je kreiranje predmeta i njihovo povezivanje sa odgovarajućim strankama.
Svaki predmet ima svoj tip, status, beleške, dokumentaciju i povezane događaje, čime se postepeno gradi jasna i pregledna baza podataka.
Prilikom kreiranja predmeta moguće je dodati i ulogu stranke, kao i podatke o sudu i suprotnoj strani. Sva navedena polja su opciona i služe za detaljniji uvid u predmet.
U odeljku „Predmeti“ nalazi se lista svih predmeta koji se mogu filtrirati po statusu ili tipu, uz brzu pretragu po nazivu, broju predmeta ili dodeljenoj stranci.
Alternativno, moguće je započeti rad i direktnim kreiranjem predmeta, a stranke dodavati naknadno. Platforma je fleksibilna i prilagođava se načinu rada korisnika.
Ipak, preporuka je da se započne dodavanjem stranaka, jer takav pristup obezbeđuje jasniji tok rada i prirodniju organizaciju baze. Kada su stranke unapred definisane, svaki novi predmet se odmah pravilno povezuje, što smanjuje mogućnost grešaka, ubrzava unos podataka i olakšava kasnije snalaženje u bazi. Na duže staze, ovaj način rada doprinosi urednijoj evidenciji i efikasnijem vođenju predmeta.
Brzo i lako dodavanje dokumenata u bazu: uvezi ili skeniraj
Dokumentacija se u okviru predmeta može dodavati direktno sa računara putem web aplikacije. Dokumenti se mogu organizovati po folderima, a za svaki dokument je vidljiv datum postavljanja, što olakšava praćenje prijema i hronologije dokumentacije.
Jedna od najpraktičnijih funkcionalnosti E-Pripravnika je mogućnost skeniranja dokumenata putem mobilne aplikacije. Korišćenjem kamere telefona, dokumenti se skeniraju, automatski pretvaraju u PDF i odmah dodaju u odgovarajući predmet. Na ovaj način, dokumentacija sa ročišta ili sastanaka može biti sačuvana u trenutku nastanka, bez naknadnog prebacivanja, slanja mejlova ili ručnog sređivanja papira.
Organizacija sastanaka i ročišta
Kada kreirate ročište ili sastanak, svaki događaj se povezuje sa konkretnim predmetom i strankom, uz mogućnost dodavanja beleški.
To znači da u svakom trenutku imate jasan kontekst: znate na koji se predmet događaj odnosi, sa kim je povezan i šta je važno imati u vidu pre samog ročišta ili sastanka.
Svi događaji se prikazuju u centralizovanom kalendaru, sa dnevnim i nedeljnim pregledom. Pored ličnog kalendara, postoji i zajednički prikaz kalendara kancelarije, koji omogućava uvid u zakazane događaje svih članova tima.
Za svaki događaj prilikom kreiranja moguće je podesiti automatske podsetnike, kako bi vas aplikacija na vreme obavestila o predstojećim obavezama i smanjila rizik od zaboravljanja.
E-Pripravnik poseduje i widget za telefon, koji se postavlja na početni ekran i u svakom trenutku prikazuje pregled dnevnih obaveza.
Merenje vremena rada i obračun angažovanja
E-Pripravnik je prilagođen i kancelarijama koje svoj rad naplaćuju po satu i klijentima fakturišu utrošeno vreme. U okviru svakog predmeta moguće je kreirati konkretne zadatke i za svaki zadatak precizno evidentirati vreme rada. Vreme se može unositi kroz više pojedinačnih unosa, a sistem automatski sabira ukupno angažovanje po zadatku i po predmetu.
Ovakva struktura omogućava kancelarijama da vode tačnu i proverljivu evidenciju rada, bez dodatnih tabela i paralelnih sistema. Posebna prednost ove funkcionalnosti jeste mogućnost kreiranja izveštaja za vremenske periode koje sami definišete.
Rad u timu i podela uloga
E-Pripravnik je osmišljen tako da olakša rad u kancelarijama sa više advokata i pripravnika, bez gubitka kontrole. Prilikom kreiranja kancelarije definišu se korisničke uloge, sa jasnim razlikama između administratorskih i standardnih naloga.
Administratori imaju potpuni uvid u bazu predmeta, dokumentaciju i kalendar kancelarije. Mogu dodavati nove korisnike, zakazivati događaje drugim članovima tima i pratiti obaveze cele kancelarije.
Standardni korisnici, po podrazumevanim podešavanjima, imaju pristup svim predmetima i događajima u okviru kancelarije. Ukoliko je potrebno, administratori mogu dodatno ograničiti pristup određenim delovima baze i precizno definisati šta pojedini korisnici mogu ili ne mogu da vide.
Najvažnije je to što svi članovi tima rade u istom sistemu, sa zajedničkim kalendarom i jasnim pregledom obaveza. Nema dodatnih poruka, poziva ili proveravanja ko šta ima tog dana.
Saveti za svakodnevni rad
Za maksimalnu efikasnost preporučuje se redovno ažuriranje statusa predmeta, skeniranje dokumentacije odmah nakon ročišta i svakodnevna provera kalendara i dnevnog pregleda obaveza.
Doslednim korišćenjem platforme, E-Pripravnik postaje centralno mesto za organizaciju celokupnog rada i pouzdan sistem evidencije.
Spremni ste za početak
Stigli ste do kraja, što znači da ste spremni da započnete rad u E-Pripravniku.
Prvi mesec korišćenja je besplatan, bez obaveze.
Kreirajte nalog i započnite organizovan rad već danas.